[TRANSKRYPCJA] – 08 Rzecz o produktywności

Cześć, porozmawiajmy o produktywności.  

Na samym początku musimy odpowiedzieć sobie na pytanie, czym jest produktywność. Bardzo fajną definicję podał Chris Bailey w swojej książce: „Projekt produktywność”. Opisał tam produktywność jako składową 3 aspektów: czasu, energii i uwagi. Dzisiaj Wam pokrótce opowiem w których momentach, na czym należy się skupić i jak to wszystko jest powiązane. Nie jest tak, że żeby być produktywnym, musisz tylko skupić się na tym czasie, żeby wycisnąć jak najwięcej, czyli pójść na szkolenie zarządzania sobą w czasie – jak się ogarnąć i najwięcej z tego wycisnąć. Ważne jest też jak gospodarujemy swoją energią, co przekłada się między innymi na to, jak mocno możemy się skupić w trakcie pracy nad jakimś zadaniem, a także, jak uważnie pracujemy. To znaczy: Czy w trakcie naszego dnia pracy intencjonalnie wybieramy zadania? A może jest tak, że robimy wszystko, co nam wpada a na koniec dnia mamy poczucie, że nawet na chwilę nie usiedliśmy, nie mieliśmy nawet chwili wytchnienia? A z drugiej strony mamy wrażenie jakbyśmy nic nie zrobili przez ten dzień. Nagle ‘pyk’ i jest koniec dnia. W produktywności nie jest ważne to, ile robisz, ale ile osiągasz – to jest bardzo duża różnica. Jest taki mit bycia zapracowanym. Mam wrażenie jak rozmawiam z ludźmi, że to jest trochę takie prześciganie się, kto ma więcej pracy i kto dłużej pracuje. Jeśli powiesz, że ‘jestem tak zarobiony, pracuje po 11 godzin’ to wydaje się, że jest to coś czym należy się chwalić. To znaczy, że jeśli jestem tak zapracowany i mam tyle zadań to znaczy, że jestem ważny i moje stanowisko też jest superważne. Przyznam szczerze, że chciała bym zacząć trochę taki ruch wstydzenia się tego, że tyle pracujemy. Na szczęście mam wrażenie, że – przynajmniej w mojej bańce, w której żyję – to chwalenie się bycie zapracowanym nie jest takie super. Teraz raczej fajnie jest mówić właśnie o tym, że jesteśmy bardziej uważni na to, co robimy, jak planujemy i to, że jednak dbamy o siebie. Ten aspekt dbania o siebie i niepracowania za wszelką cenę czy wystawiania pracy na piedestał robi się coraz bardziej popularny. Mam nadzieję, że to będzie szło w tym kierunku, bo wcale nie jest tak, że im więcej pracujemy i im bardziej jesteśmy zapracowani, tym jest to lepsze dla nas. A dodatkowo, jest to takie złudne wrażenie produktywności. Wydaje nam się, że jeśli jesteśmy cały czas zapracowani, pracujemy po te 10-11 godzin, to jesteśmy produktywni. A to nie jest prawda i badania pokazują, że praca ponad normę, robienie nadgodzin, pracowanie za długo – powoduje spadek produktywności. Chwalmy się więc nie tym, ile robimy, ale tym, ile osiągamy – jak dobrze gospodarujemy właśnie tymi 3 aspektami, czyli swoim czasem, swoją energią i swoją uwagą.  

Jeśli chcemy być produktywni, to musimy podejść w taki intencjonalny, świadomy sposób do naszej pracy i zacząć ją lepiej planować. Jeśli chcemy zacząć to robić, to dobrze zacząć od pewnych fundamentów. Jednym z takich fundamentów, o którym właśnie pisze Chris Bailey, jest określenie tak zwanego biologicznego optimum. Jest to czas w ciągu dnia, kiedy jesteśmy najbardziej efektywni, czy mamy największy poziom energii. On wręcz sugeruje, żeby zrobić taki eksperyment, który polega na tym, że w pierwszej kolejności odstawiamy wszystkie rzeczy, czyli tak zwane używki, które mają wpływ na zmianę naszej energii, czyli kofeina, alkohol i cukier. Wyeliminować to na kilka tygodni i zacząć spisywać w ciągu dnia, zrobić sobie taki check-up, on nawet sugeruje, że co godzinę – zaznaczyć sobie na skali nasz poziom energii i robić to przez kilka dni. Na tej podstawie będziemy wiedzieli, kiedy jest nasze biologiczne optimum i to będzie nam bardzo potrzebne do dalszego planowania naszej pracy.  

Oczywiście jest tak, że część osób pracuję na freelance, część osób ma zadaniowy czas pracy, a inni mają ten standardowy czas pracy np. w godzinach 9-17. Może być tak, że nie będziemy w stanie pracować w trakcie naszego biologicznego optimum, bo niektórzy mogą mieć to optimum w dwóch przedziałach. Jeden na przykład 10-13, a potem 17-20. Jeśli mamy pracę 9-17, to niestety od 17, czyli wtedy, kiedy moglibyśmy najwięcej zrobić, to jest czas, kiedy już wracamy. Natomiast są sposoby na to, żeby tak fajnie jak najwięcej wycisnąć. Odnoszę też wrażenie, że ostatnie wydarzenia i to, że coraz więcej osób pracuje zdalnie, daje nam sposób na to, żeby trochę bardziej zarządzać tą swoją pracą i swoim czasem pracy. Ale to już każdy musi dostosować do siebie i sam sobie odpowiedzieć na pytanie: “Na ile ja mogę wpływać na godziny mojej pracy?”. Jeśli chcemy w ogóle pracować nad jednym z aspektów produktywności, czyli nad energią, to też wchodzą oczywiście takie rzeczy czysto biologiczne. Czyli to, jak się odżywiamy, w jakich godzinach jemy, ale także to co jemy, czy się wysypiamy, czy pijemy wodę, czyli czy jesteśmy dobrze nawodnieni, a także czy uprawiamy sport czy jakąkolwiek aktywność fizyczną – to może być nawet wyjście na spacer. I to są takie aspekty, które na pierwszy rzut oka mogą się nie kojarzyć produktywnością, ale one są bardzo ważne, jeśli chcemy naprawdę jak najwięcej wycisnąć z tej części produktywności, która mówi o energii. I także ta sfera biologii, bo to jest też to, o czym często mówię, że w kontekście dobrostanu zawodowego kwestia ciała jest czymś, o czym nie możemy zapominać. Także podczas odcinka, w którym gościnnie wystąpiła Basia Tworek, rozmawiałyśmy o tym, jak ważne jest, żeby zadbać o ciało. Będą też następni goście, z którymi będę poruszać także te aspekty, powiedzmy czysto biologiczne. Natomiast na chwilę obecną, dobrze żebyście mieli z tyłu głowy, że to wszystko także wpływa na produktywność. Nie należy, po prostu tego olewać. I jeśli chodzi o poziom energii czy też tej uważności, to badania pokazują, że powinniśmy pracować krócej. Taki optymalny czas pracy tygodniowy to jest 36 godzin, nie 40 jak jest u nas ustawowo. A to oznacza, że nadgodziny to jest coś, co jest najmniej produktywne co możemy sobie wyobrazić. Chodzi o to, że po pierwsze potrzebujemy czasu, żeby naładować znowu baterię i zebrać energię do wykonywania naszych zadań. Ale chodzi też o to, że jesteśmy wtedy bardziej skupieni i tak naprawdę te zadania, które moglibyśmy wykonać w powiedzmy 50 godzinnym tygodniu pracy, wykonamy krócej dlatego, że będziemy bardziej na tym skupieni, bo jesteśmy mniej zmęczeni. Badania pokazują, że jeśli robimy nadgodziny, pracujemy dłużej niż powinniśmy standardowo, to tak naprawdę tylko troszeczkę wykonujemy więcej zadań, tylko troszeńkę. Naprawdę się to totalnie nie opłaca. Dużo bardziej jesteśmy produktywni, jeśli jesteśmy wypoczęci, jeśli mamy czas, żeby się oderwać, naładować akumulatory. Wtedy pracujemy z większą uważnością, z większym rozmysłem, z większym skupieniem i te same zadania realizujemy szybciej. Naprawdę rozumiem, że czasami są takie momenty, kiedy rzeczywiście jesteśmy już na finiszu jakichś zadań i po prostu musimy zrobić te nadgodziny, ale na dłuższą metę to jest najgorsze, co możemy zrobić dla siebie i to jest najgorsze czego pracodawca może od nas wymagać. To jest bezproduktywne, totalnie.  

Tu jeszcze w kwestii energii, chciałam zwrócić uwagę na błąd, który mi się też zdarza popełniać. Jeśli pracujemy na freelance, to naprawdę bardzo uważajmy na wycenę naszej pracy. I po pierwsze, nie wyceniajmy naszej pracy za godzinę pracy, bo to też wpływa na to, że tak naprawdę możemy, jakby podświadomie nie chcieć pracować krócej, bo mamy płacone za godzinę. Im więcej wypracujemy godzin, tym więcej zarobimy, więc to jest pierwsze błędne koło. Drugie jest takie, że nie wyceniamy całej pracy. Pierwszą chyba taką największą moją porażką było to, że wyceniłam warsztat biorąc pod uwagę tylko czas, który spędzę prowadząc ten warsztat. Nie wzięłam pod uwagę, że tak naprawdę to ten warsztat będę przygotowywać od zera. Przygotowania wszystkich materiałów zebranie ich, zajmie mi dwa razy tyle, co samo przeprowadzenie warsztatu. Więc naprawdę jak wyceniamy coś, to bierzmy pod uwagę nie czas jaki w to włożymy, pamiętajmy o tym, ile w całości zajmie nam na cały projekt. Ale też nie skupiajmy się na tym, ile to nam zajmie, tylko jaką wartość otrzyma klient. Klient nie płaci nam za nasz czas, tylko za to, co my mu dostarczymy, jaką wartość mu damy. I tego się trzymajmy. 

Jest też tak przy okazji bardzo fajne narzędzie, które pomaga rejestrować czas spędzony na różnych zadaniach. Nazywa się to toggle.com. Podlinkuję go w opisie do odcinka. Jest bardzo wygodny, jeśli na przykład pracujemy z kilkoma klientami. Albo nawet i pracujemy normalnie na etacie, ale nad kilkoma projektami, czy z kilkoma zadaniami, to super w łatwy sposób możemy sobie rejestrować ten czas poświęcony na konkretne rzeczy. Jest on dostępny w formie wtyczki w przeglądarce, ale też można ściągnąć na telefon, więc polecam.  

W kontekście tych fundamentów, tej energii chciałam jeszcze tylko wspomnieć o jednej rzeczy, czyli o tak zwanej wielozadaniowości. Ta wielozadaniowość jest powiązana ze złudnym wrażeniem produktywności, bo jeśli robimy kilka zadań naraz, jesteśmy w takim ferworze, wydaje nam się, że po prostu tyle robimy, że jesteśmy superproduktywni. Ale prawda jest taka, że – wszystko jedno, co by ludzie mówili – nasze mózgi nie są przyzwyczajone do wielozadaniowości. I to, że komuś się wydaje, że robi kilka rzeczy jednocześnie jest nieprawdą, bo nasz mózg się po prostu bardzo szybko przełącza pomiędzy zadaniami. Jest tak skonstruowany, że możemy się skupić tylko na jednej rzeczy. I to, co nam się wydaje, że pracujemy, że właśnie tutaj nie ma wpływu na nas, na naszą produktywność to, że realizujemy kilka rzeczy jednocześnie – jest mitem. Badania pokazują, że nawet takie przełączanie się, jak realizujemy jedno zadanie i się na chwilę przełączymy na coś innego, to powrót taki w pełnym skupieniu, żeby z powrotem wejść po prostu w całości w to zadanie, które realizowaliśmy, potrzebujemy nawet 25 minut. Więc naprawdę jest to bardzo nieefektywne i to kolejny mit o produktywności. Nie jesteśmy przystosowani do wielozadaniowości. Powinniśmy wykonywać i planować jedną rzecz jednocześnie, co jest oczywiście bardzo trudne, bo jesteśmy przyzwyczajeni do tego, że nas z każdej strony bombardują bodźce i po prostu odczuwamy pewien niepokój. W drugiej części powiem, jak sobie z tym radzić.  

I zanim przystąpimy, już do takiego konkretnego planowania to, poza tym, że powinniśmy zadbać o te nasze biologiczne optimum i w ogóle przyjrzeć się bardziej kwestii energii, ważne jest też, żeby znaleźć nasze najważniejsze zadania w pracy. Tutaj ma zastosowanie Zasada Pareto, która mówi o tym, że 20% zadań wpływają na 80% sukcesu na naszym stanowisku. Wiem, że to się może wydać jakby oderwane, ale wierzcie mi, taka jest prawda. Naprawdę ważne jest, żeby określić trzy najważniejsze zadania, jakie mamy na swoim stanowisku. Teraz pytanie, jak to określić? Możemy albo sięgnąć po nasz opis stanowiska i zobaczyć, co tam jest wypisane. I to jest bardzo ważne, jeśli jest podany cel, to już może być dla nas sygnał mówiący o tym, co jest najważniejsze na naszym stanowisku. Mogą to być nasze cele roczne albo plany rozwoju i awansu. Planujemy czy rozmawiamy już i zastanawiamy się nad przesunięciem się na jakieś inne stanowisko, to ważne jest, żeby mieć świadomość, jak planujemy naszą pracę. Czy w trakcie naszej pracy mamy możliwość realizowania takich zadań, które nam pozwalają przybliżyć się do tego stanowiska. I tak naprawdę, żeby znaleźć te trzy najważniejsze zadania na naszym stanowisku powinniśmy usiąść i się zastanowić, jaki jest cel naszego stanowiska, ale też możemy porozmawiać z naszym przełożonym, żeby razem to określić. Możecie sobie wyobrazić tak – usiąść jednego dnia wypisać wszystkie zadania, jakie macie na danym stanowisku, popatrzeć na to i zastanowić się – jeśli z tych wszystkich zadań miałbym zrealizować jedno, tylko jedno i miałbym je robić codziennie, to które będzie najważniejsze? Które będzie stanowiło o sukcesie na tym stanowisku albo ważności tego stanowiska? Muszę Wam powiedzieć, że zaczęłam się nad tym zastanawiać i doszłam do wniosku, że na moim takim HR-owym stanowisku, jednym z najważniejszych zadań jest rekrutacja. I muszę przyznać szczerze, że to nie jest ulubiony obszar moich obowiązków, naprawdę nie przepadam za rekrutacjami. Ale od tej strony biznesowej jest to megaważne, bo jeśli jakieś stanowisko jest nie obsadzone, to jest to po pierwsze ogromny koszt dla pracodawcy, po drugie oznacza to, że część zadań nie jest realizowana. Część jest realizowana przez innych pracowników, więc od razu ich produktywność spada i ich zadania nie są realizowane, a jeśli jest to jakieś strategiczne stanowisko, to wtedy w ogóle wszystko leży, po prostu cała strategia jest niezrealizowana i jest po prostu chaotyczne, nawet nie zarządzane, bo tego zarządzania nie ma. Więc, od strony biznesowej to te rekrutacje są naprawdę kluczowe i dotyczą bardzo wielu aspektów biznesu.  

Oprócz tego, że powinniśmy określić trzy najważniejsze zadania, to powinniśmy też zastanowić się które – czyli tak naprawdę to określenie trzech najważniejszych zadań to jest już taki można powiedzieć początek priorytetyzacji – mamy najważniejsze zadania, potem są te ważne, mniej ważne i takie, których można tak naprawdę, albo pozbyć się i w ogóle ich nie robić, bo może nie mają sensu i nie przybliżają nas do osiągnięcia naszego celu albo możemy je oddelegować. Wiem, że łatwo powiedzieć, jeśli jesteśmy na stanowisku menedżerskim jest nam dużo łatwiej oddelegować zadania, mamy pracownika, któremu możemy to oddać. Ale jeśli nie jesteśmy na stanowisku menedżerskim, nie mamy osoby, która do nas raportuje, to może być to cięższe. Natomiast to nie jest tak, że delegowanie zadań jest zarezerwowane tylko dla osób na kierowniczych stanowiskach, bo może to delegowanie być mylące. Ja bym powiedziała, że jest to bardziej takie oddawanie zadań, bo może się okazać, że są jakieś zadania, które w naszej ocenie są powtarzalne, nie wymagają takiego poziomu zaawansowania kompetencji, jaki posiadamy, są dość podstawowe i może je realizować powiedzmy każdy – wtedy może dobrym pomysłem byłoby zatrudnić chociażby stażystę. I to nie jest tak, bo też chciałabym tutaj od razu rozwiać taki obraz stażysty, który dostaję zadania typu parzenie kawy, to nie o to chodzi. Chodzi o to, że taka osoba, która przychodzi na staż jest osobą, która pierwszy raz styka się ze środowiskiem korporacyjnym, środowiskiem biznesowym – dla takiej osoby zadania, które dla nas mogą być nużące i rutynowe, są zupełnie nowe. Stażysta będzie miał okazję pomału, drobnymi krokami się wdrażać, żeby zobaczyć, jak działają procesy, jak funkcjonują i tak dalej. Oczywiście staż trochę trwa, więc dobrze jest zaplanować go tak, żeby to nie były tylko takie zadania, które w ciągu jednego tygodnia ogarnie, ale częściowo zadania, które my realizujemy i które nie wymagają takiego poziomu kompetencji, jaki na obecnym stanowisku posiadamy. Pytanie tylko czy jest w ogóle taka możliwość. Z doświadczenia wiem, że bardzo często, jeśli wniosek się pojawi to da się to zorganizować, więc warto po prostu nie czekać, tylko wyjść samemu z inicjatywą, zaproponować taką formę.  

Inna rzeczą jest, że czasami dostajemy zadania, które może niekoniecznie powinny do nas trafić. Więc tutaj jest też dobrze, jak już wypiszemy wszystkie te zadania, usiąść i się zastanowić, czy na pewno to zadanie w ogóle jest przypisane do mojego stanowiska. Może w ogóle powinno być w innym dziale albo jest ono zupełnie bez sensu. Wierzcie mi, że też byłam w sytuacjach, kiedy coś realizowałam, dlatego, że to dostawałam. I po prostu realizowałam, realizowałam, realizowałam, a dopiero po jakimś czasie, jak usiadłam i się zastanowiłam, doszłam do wniosku, że w ogóle nie powinnam tego realizować, bo to nie mój dział powinien się tym zajmować i leży to w kompetencjach innego działu. Wiadomo, że nikt nie lubi dostawać nowych zadań, więc oczywiście wymagało to na nowo ułożenia się i wytłumaczenia, że to zadanie nie powinno być w zakresie obowiązków tego stanowiska. Ale tak to wygląda niestety często, takie pracowe korporacyjne życie, jest dużo rozmów, negocjacji i ustalania pewnych ram. Jeśli chodzi o oddelegowanie czy przekazywanie tych zadań, to w kontekście menedżerów często jest też taki problem, z resztą nie tylko menedżerów, generalnie mamy tendencję do tak zwanego perfekcjonizmu i może być nam ciężko oddać jakieś zadanie dlatego, że wydaje nam się, że nikt tego nie zrobi lepiej niż my. Albo druga możliwość jest taka, że jak się zastanawiamy nad tym, ile potrzebujemy czasu, żeby wytłumaczyć danej osobie, jak wykonać zadanie, to wolimy już je zrobić sami – to jest błędne koło. Dlatego, że może rzeczywiście musimy jednorazowo zainwestować więcej czasu, żeby wytłumaczyć jakieś zadanie drugiej osobie, ale z drugiej strony to jest inwestycja na przyszłość. Bo następnym razem będziemy mogli po prostu przekazać to zadanie. A jeśli chodzi o perfekcjonizm i nie wypuszczanie, to tutaj mogę powiedzieć tylko dwie rzeczy. Po pierwsze, tak jak wspomniałam, teraz jest taka forma współpracy na zasadzie partnerstwa. To znaczy my dajemy nasze kompetencje, naszą ekspertyzę w zamian za wynagrodzenie. I jeśli bierzemy na siebie wszystkie zadania, oznacza to, że nie realizujemy, czy mniej czasu poświęcamy na te najważniejsze, które są najbardziej istotne w kontekście naszego pracodawcy, czy te za które on tak naprawdę nam płaci. Jeśli marnujemy nasz czas – niestety nie przychodzi mi inne słowo tutaj na myśli jak marnowanie po prostu naszego czasu – jest to marnowanie również pieniędzy naszego pracodawcy na zadania, które spokojnie może wykonać ktoś inny. Pytanie jakie się nasuwa: czy musimy robić wszystkie zadania, a co się stanie, jeśli oddamy jakieś zadanie i ono będzie zrealizowany nie w sposób idealny? Jeśli to nie jest jedno z tych trzech najważniejszych, strategicznych zadań na naszym stanowisku, wierzcie mi, że jeśli to będzie trochę gorzej wykonane, nic się nie stanie. Oprócz tego, dając te zadania pracownikom, dajemy im możliwość uczenia się, rozwoju. A co więcej, nie poprawianie po nich, też będę kiedyś o tym opowiadać, jest coś takiego jak bariery rozwoju i wśród tych barier rozwoju jest coś, co się nazywa mikro zarządzanie, czyli właśnie branie na siebie wszystkiego i poprawianie po wszystkich. To też wpływa na motywację naszych pracowników, bo po co pracownicy mają się starać, skoro i tak wiadomo, że ich rzeczy będą poprawione, będą uznane za gorsze. To jest nasza ocena, więc naprawdę nie opłaca się – nie ma w tym nic dobrego dla nas ani dla pracodawcy, ani dla naszych podwładnych. Musimy dać dorosnąć sobie, dać dorosnąć naszym pracownikom i po prostu dać im większą odpowiedzialność, bo im większa odpowiedzialność tym większe zaangażowanie w pracę, większe zżycie się z firmą, większe skupienie się, czy zadbanie o swój zakres obowiązków i możliwość rozwoju.  

Jeszcze, jeśli chodzi o ustalania priorytetów, to chciałam tutaj zaznaczyć, że warto zadać sobie pytanie czy to zadanie jest ważne. To też się może czasami pojawić, czy może być tak, że niektórzy uważają, że nasze zadania są ważne, bo są dla nich ważne. To znaczy ja na przykład mam kilku takich współpracowników, których uwielbiam, ale mają taki ciekawy sposób, że na przykład wysyłają maila, za dosłownie 2 minuty już stoją przy biurku i mówią: “Wysłałem ci maila, widziałaś?” Więc, to jest coś, co jest megaważne dla tej osoby w tym momencie, ona chce mieć to jak najszybciej zrealizowane, bo na przykład chce to odhaczyć na TO DO liście. I tutaj już wchodzi umiejętność czy kompetencja, o której opowiadałam we wcześniejszych odcinkach, czyli asertywność. Ważne, żeby usiąść na spokojnie i z takim właśnie stoickim spokojem, przemyśleć, co my musimy zrealizować. Jakie zadania są najważniejsze na naszym stanowisku dla nas, dla naszego przełożonego, czy dla biznesu, a nie dla pojedynczych osób, które akurat uważają, że ich zadanie jest najważniejsze. Żyjemy w takim świecie, gdzie współpracujemy z wieloma osobami i dla każdej osoby ich zadanie będzie zadaniem najistotniejszym. A jeśli chodzi o oddelegowanie zadań czy przekazywanie ich, to też może być pomocne, żeby usiąść i zrobić taką wycenę swojej pracy, czy godziny swojej pracy. Jeśli pracujemy na etacie, to już wspomniałam jakie są możliwości. A jeśli pracujemy na przykład na freelance, to możemy się zastanowić nad tym, jak wyceniamy godzinę swojej pracy, jakie mamy obowiązki i czy niektórych obowiązków nie możemy przekazać osobie, którą zakontraktujemy. Jest też taka jakby usługa, która się nazywa “zdalna asystentka” i na przykład z takiej usługi można korzystać. Po prostu zatrudnić osobę, która będzie dla nas realizować różne rzeczy, które nie wymagają naszego pełnego skupienia, czy naszego zaangażowania i możemy swobodnie to zlecić. Tak jak mówię, jeśli nam jest szkoda, bo sobie myślimy, że dlaczego mamy to robić, przecież zrobimy sami to za darmo, to warto sobie uświadomić, że nie jest tak, że robimy coś za darmo, bo robimy to kosztem naszego czasu, a nasz czas też można swobodnie wycenić.  

Jeszcze przed przystąpieniem do robienia takiego planowania, dobrze jest wypisać wszystkie zadania jakie mamy na danym stanowisku, w ogóle polecam wypisać wszystko co nam chodzi po głowie. Wszystko o czym myślimy, co nam zaprząta głowę. Zrobiłam ostatnio takie ćwiczenie i byłam zdziwiona o jak wielu rzeczach w ciągu dnia myślę; że jeszcze muszę zrobić to, jeszcze muszę zrobić to, muszę to, to, to. I to są najróżniejsze rzeczy, od takich typowo zawodowych, poprzez to co trzeba kupić, czy do kogo zadzwonić, z kim porozmawiać – wszystko po prostu. Naprawdę polecam to ćwiczenie, w książce „Projekt Produktywność”, Chris Bailey opisał je jako oczyszczanie mózgu. Myślę, że to jest megapomocne. 

No dobrze, jak już zrobimy wszystkie te rzeczy, na pewno nie będzie dla was szokiem i zdziwieniem, że dobrze jest zrobić sobie taką TO DO listę. Ja to robię dwojako, z jednej strony przygotowuje taką listę na cały tydzień, robię to zazwyczaj na początku tygodnia. Wypisuje różne ważne rzeczy, którymi chce się zająć, oprócz tego planuje już konkretnie dzień. Aha i co jest ważne, planuje w taki sposób, żeby każdego dnia zrealizować minimum jedno ważne zadanie, które będzie dla mnie priorytetowe. I to jest zadanie, które jest z kręgu tych trzech najważniejszych zadań, żeby nie zostawiać tego. Codziennie przynajmniej jedno ważne zadanie musi się znaleźć na liście i ono jest priorytetem. Właśnie dlatego dobrze jest wiedzieć, kiedy jest nasze biologiczne optimum, żeby można było je zaplanować w tych godzinach. Jeśli potrzebujemy mega skupienia do niego, to jest najlepszy czas. I albo możemy sporządzać tą listę rano albo na koniec dnia. Nie wiem szczerze mówiąc, jak jest lepiej. Dlatego, że z jednej strony przygotowując ją na koniec dnia, pozwala nam to tak oczyścić głowę, że wychodzimy z biura i już o tym nie myślimy. Myślę, że to jest fajne. Z drugiej strony, możemy usiąść rano na świeżo i zobaczyć, czy ta lista jest dalej aktualna, czy może jeszcze o czymś zapomnieliśmy. Chyba tak jest najlepiej, żeby na koniec dnia jednak usiąść. Ja wiem, że to też jest dość ciężkie po całym dniu pracy jeszcze wykrzesać w sobie energię i właśnie skupienie, żeby zrobić listę, ale myślę, że to będzie najlepsze rozwiązanie. Jak już mamy zaplanowane, to jedno priorytetowe zadanie, to ważne jest, żeby w tym czasie właśnie tego biologicznego optimum zablokować sobie czas. Ja po prostu sobie to wrzucam w kalendarz, blokuje sobie czas tak, żeby nikt nie mógł mnie wtedy zaprosić na spotkanie. Jeśli ktoś sprawdzi, to widać, że po prostu jestem w tym momencie zajęta. Dodatkowo, żeby trochę nad sobą zapanować, korzystam z aplikacji, która się nazywa Forest App – ona blokuje różne serwisy, czy różne strony, które sobie dodam, na przykład Facebooka albo Instagrama. Oprócz tego robię to w telefonie i też włączam tryb samolotowy na ten czas. Planuje zazwyczaj maksymalnie 2 godziny. Wydaje mi się, że tak półtorej godziny to jest optymalny czas, ale każdy musi dostosować do siebie. Dłużej niż 2 godziny, bym nie polecała. Nawet radzą, żeby co godzinę robić sobie 10 minut przerwy. Więc tak naprawdę, musimy tak zaplanować, żeby jednak mimo wszystko pamiętać o naszym ciele i dać sobie czas, żeby trochę się zregenerować. Planuję więc maksymalnie 2 godziny, ale tak szczerze mówiąc, to wydaje mi się, że to nawet jest trochę za dużo. 

I w tym czasie jeszcze wyłączam Outlooka, nie ma, po prostu blokuje sobie wszystko. Jeśli możecie, ja też tak czasami robię, jeśli to jest zadanie, które nie wymaga od nas komputera, to najlepiej usiąść gdzieś z kartką i długopisem, zostawić telefon, zostawić komputer, wszystko. Nie brać tych rzeczy, zamknąć się na ten czas, kiedy musimy się na tym jednym zadaniu skupić. Na prawdę ten czas biologicznego optimum jest megaważny i dobrze z niego wycisnąć jak najwięcej, jeśli chcemy być produktywni, to jest bardzo dobry sposób, bardzo dobra strategia, żeby realizować takie rzeczy. Aha, jeszcze mam jeden taki sposób. Muszę wam zdradzić rąbka tajemnicy jak teraz wygląda moja praca, dlatego, że to o czym wam opowiadam teraz, praca w biurze, to jest coś sprzed 2 lat. Teraz pracuję na freelance, więc też mój sposób pracy wygląda troszeczkę inaczej. Są takie momenty, że jestem w biurze u klienta. Więc jeśli mam ważne zadania – to znaczy odłączam się od wszystkiego co się da, natomiast różnie bywa. Czasami idę na przykład do kawiarni, bo mi się na przykład bardzo dobrze pracuje w kawiarni jak słyszę ten taki gwar, gdzieś w tle. Nie przeszkadza mi to stuprocentowo się skupić na tym co robię. W biurze zamykałam się w sali konferencyjnej albo jak miałam zadanie, które wymagało ode mnie pracy na komputerze i ważne było dla mnie to, że mam możliwość podpięcia się pod duży monitor, było to dla mnie dużo wygodniejsze, wtedy po prostu, ponieważ moje biurko było tak jakby na Open Space to zawieszałam kartkę ‘nie przeszkadzać’ i jeśli ktokolwiek się zjawiał, to mówiłam, że ‘ja bardzo przepraszam, ale teraz nie mogę, bo pracuję nad czymś ważnym’. I tu znowu wkracza asertywność. Asertywna odmowa bardzo się przydaje w takich momentach. Pamiętajcie, że każde przeskoczenie z zadania, nad którym pracujemy na inne zadanie i potem powrót, zajmuje nam nawet 25 minut. Więc po prostu dbajmy o siebie i dbajmy o nasz czas.  

Jeśli zadanie jest bardzo duże, może być nam mega ciężko się do niego zabrać. Jak zastanawiamy się nad zadaniem, to może się zdarzyć, że na samą myśl o jego realizacji, po prostu się nam wszystkiego odechciewa. I tutaj jest bardzo dobra metoda, która nazywa się okropnie: ‘zjeść słonia’. Chodzi o to, że jak sobie wyobrażamy jedzenie słonia, to na raz byśmy nie dali rady go zjeść, więc musimy go jeść po kawałku. Tak jak mówię, jakby sama koncepcja metody jest bardzo drastyczna, natomiast chodzi o to, że jeśli mamy jakieś olbrzymi projekt, to musimy usiąść i po prostu rozbić go na mniejsze zadania i to może być pierwszy punkt jego realizacji, w ogóle rozplanowanie go, rozpisanie na mniejsze. To jest pierwszy krok i dobrze w ten sposób o tym pomyśleć. Jak rozplanujemy już, rozpiszemy je na drobniejsze kawałki, to dobrze jest planować każdego dnia realizację kawałka tego zadania, tak żebyśmy pomału się posuwali do przodu. Bo jeśli będziemy chcieli na przykład, takie olbrzymie zadanie zrealizować w ciągu jednego dnia – marna szansa, że się to uda. Lepiej sobie podzielić i rozplanować na kilka dni. Ja mam tak, że jak muszę się zabrać do jakiegoś zadania, takiego ciężkiego, do którego nie mam siły, nie chce mi się i w ogóle, to włączam sobie, taką playlistę, którą nazwałam ‘energia’. I to jest taka playlista, która mnie pozytywnie nastraja, przygotowuje do realizacji, więc też polecam. Nie w trakcie pracy, bo to jest kolejny rozpraszacz. Natomiast przed przystąpieniem do zadania możemy sobie włączyć taką playlistę energetyzującą. Najlepiej jeszcze, jeśli mamy taką możliwość – potańczyć sobie, wyskakać się i trochę podnieść ten poziom, żeby z nową energią ruszyć do pracy.  

Jak planujemy naszą pracę, może być tak, że mamy tak zwane zadania kreatywne albo na przykład jakiś problem do rozwiązania, a żeby rozwiązać ten problem też przyda się kreatywność. I tutaj mam dwie wskazówki. Badania pokazują, że jesteśmy najbardziej kreatywni z rana. Więc to może być pierwsza podpowiedź na kiedy zaplanować takie zadanie. A druga podpowiedź jest taka, że na wymyślanie rozwiązań bardzo dobrze działa puszczenie myśli samopas, czyli danie przestrzeni naszemu umysłowi na to, żeby te myśli błądziły. Najlepszym, co możemy zrobić, jeśli mamy do wykonania właśnie rozwiązanie jakiegoś problemu, czy wymyślenie czegoś, to na przykład iść na spacer albo, jeśli naszym hobby i jest szydełkowanie, to właśnie szydełkowanie czy realizowanie jakichś zadań, w których jesteśmy w stanie puścić nasze myśli – jak najbardziej polecam coś takiego. W ogóle też fajnie jest, w ramach dbania o energię, dbania o aktywność fizyczną, jeśli mamy taką możliwość, żeby część rozmów prowadzić nie przy biurku, a na spacerze. Możemy zaprosić naszego współpracownika na spacer dookoła biura i omówić różne sprawy na takim spacerze albo telefonicznie na spacerze w parku. Jeśli mamy jakieś kreatywne zajęcie, to jak najbardziej odejście od komputera, wyłączenie wszystkich tych rzeczy jest bardzo polecane. Nawet bym sugerowała niebranie telefonu, wzięcie po prostu notatnika z długopisem, żeby wszystkie pomysły zapisywać. O ile jestem fanką tego, żeby planować to minimum jedno zadanie, żeby je zablokować w kalendarzu, żeby planować też mniejsze zadania, które będziemy realizować w ciągu dnia, o tyle czy chcemy, czy nie chcemy, nie jesteśmy w stanie zrobić wszystkiego. Powiedzmy jesteśmy 8 godzin w biurze, nie jesteśmy w stanie te 8 godzin robić dokładnie to czego, co chcemy. Musimy zarezerwować sobie czas na różne tak zwane ‘wrzutki’, ale też różne, nawet nie wiem, czy problemy techniczne, czy po prostu spadek naszej energii, czas dla nas, żebyśmy się trochę zregenerowali. Można tutaj znowu z zastosować zasadę Pareto. To znaczy zaplanować 80% czasu, a 20% zostawić na wrzutki. Niektórzy nawet proponują planować 60%, a zostawić 40%. Pytanie, na ile chcemy pozwolić sobie na te wrzutki.  

Jeśli chodzi o planowanie dnia to jeszcze bardzo polecam zaplanowanie czasu na odbieranie maili, bo taki sposób, że mamy włączonego Outlooka cały dzień jest mało produktywny. To jest bardzo duży rozpraszacz i jeśli będziemy mieć w trakcie realizacji różnych zadań włączone maile, to po prostu nie zrealizujemy ich. Ja, na przykład mam tak, że mam zaplanowane trzy razy dziennie takie przedziały, kiedy odbieram maile, czyli mówię teraz o takim czasie, kiedy byłam w biurze. Miałam zaplanowane takie trzy momenty, kiedy odbieram maila. Pierwszy był, nie samego rana, tylko pierwszą godzinę zawsze miałam zaplanowaną na realizację właśnie jakiegoś zadania, które było dla mnie ważne i w pierwszej kolejności to robiłam. Potem odbierałam maile pierwsze dlatego, że jak zaczynałam je odbierać, to pojawiały się różne kolejne rzeczy, które miałam do realizacji, a one mogły totalnie rozbić dzień. Więc dopiero potem odbierałam maile i pół godziny przeznaczałam na tak zwaną obróbkę, czyli przejrzenie ich i odpisanie. Potem znowu zamykałam zupełnie program. Znowu pracowałam nad rzeczami, które miałam zaplanowane, ewentualnie nad takimi, które w międzyczasie wpadły. Natomiast tutaj jest bardzo ważna uwaga, żeby przyjrzeć się i zastanowić, czy one są takie niezbędne do realizacji akurat teraz, czy nie można ich zrealizować później? Czyli tak, jedno było, powiedzmy w okolicach 10:00. Potem miałam przed lunchem i potem jeszcze na koniec dnia. Wydaje mi się tak naprawdę, że te trzy razy dziennie to jest ‘enough’. Oczywiście to trochę zależy też od charakteru naszej pracy, ale naprawdę, nie jest dobrym rozwiązaniem mieć cały czas włączonego Outlooka i na bieżąco wiedzieć ikonkę, czy inny program do odbierania poczty. Czy nawet nie tylko program, ale jakieś wszystkie komunikatory, które mamy w firmach. Nie jest dobrze mieć to wszystko odpalone na bieżąco, jeśli pracujemy nad jakimś ważnym zadaniem, wszystko co nas może rozproszyć – wyłączmy. Wiem, że w dzisiejszych czasach jesteśmy przyzwyczajeni do tego, że odpowiedź dostajemy natychmiastowo. Natomiast, może to jest czas, żeby się trochę tego oduczyć, żeby zrozumieć, że potrzebujemy trochę czasu. Powiem wam, że odkąd stosuję tą zasadę, to dużo spokojniej mi się pracuje, naprawdę.  

I w ten oto płynny sposób przechodzimy do następnego punktu, o którym chciałam porozmawiać, czyli rozpraszacze i marnowanie czasu. Pierwszy to są właśnie rozpraszacze. I tak jak wspomniałam, maile czy inne komunikatory to jest bardzo ciężki temat, w tym sensie, że my bardzo często w ciągu dnia mamy włączone cały czas te programy i one nas mega rozpraszają. A do tego mogą nas wybić, bo jeśli na przykład dostaniemy jakiegoś mejla, który nie wiem, wywoła w nas jakieś emocje, możemy chcieć jak najszybciej zająć się tą sprawą i ją rozwiązać. A może nie ma sensu, może trzeba poczekać, może sprawa sama się rozwiąże, może nic się nie stanie jak będziemy dalej realizować swój plan, a tą rzeczą zajmiemy się chwilę później. Dajmy sobie czas na to, żeby troszeczkę ochłonąć i w sposób bardziej obiektywny podejść do rzeczy, które do nas przychodzą. I dlatego między innymi właśnie wyłączanie tych programów jest pomocne. Tak jak wspomniałam, wszystkie social media, Facebook, Instagram czy inne – nie są pomocne. Obniżają naszą produktywność, powodują, że zadania kończymy w dłuższym czasie niż moglibyśmy je zrealizować i dlatego bardzo wam polecam apkę Forest App – podlinkuję ją. Ona jest taka fajna, bo ustawiasz sobie czas przez jaki ma nie działać konkretna strona albo w ogóle korzystać z telefonu. I jeśli dotrwasz, to wyrasta ci drzewko. I jak długo korzystasz z tego, to tym bardziej ci rośnie las. Naprawdę fajna apka, polecam.  

To, co tak naprawdę też jest marnowaniem czasu, to na przykład niedziałający sprzęt albo nie działająca apka. Jeśli codziennie rano uruchamiamy jakiś program i on nie działa, albo się wykrzacza, albo nasz komputer długo się uruchamia – to też jest marnowanie czasu. To jest czas, który mogliśmy poświęcić na realizację zadania, a tego nie robimy. Jeśli chodzi o marnowanie czasu, to jest jeszcze termin, o którym wspominałam, prokrastynacja, czyli odkładanie rzeczy na później, nierealizowanie ich. Rozumiem, że po prostu nam się nie chce do jakiegoś zadania podejść, bo jest ono nieprzyjemne, niestymulujące, ciężkie, wymaga od nas włożenia dużej energii. Bardzo fajny przykład podaje Chris Bailey, bo mówi o tym, żebyśmy pomyśleli o sobie z przyszłości. Badania pokazują, że jak myślimy o sobie w przyszłości, to traktujemy przyszłego siebie, tak samo jak obcą osobę. I to jest, być może odpowiedź, dlaczego tak łatwo odkładamy różne ważne rzeczy – jesteśmy skupieni na tym teraz, teraz chcemy, żeby było przyjemnie i nie zważamy na konsekwencje tego, że odłożymy coś na później. A ten ‘my’ z przyszłości będzie musiał zmierzyć się z tym, że czegoś nie zrealizowaliśmy. Tutaj jeszcze może się pojawić taka ciekawa technika, czy takie jakby działanie adaptacyjne. Jeśli czegoś nie zrealizujemy, albo zostawimy to na ostatnią chwilę, w razie niepowodzenia mamy wytłumaczenie. Na studiach wykładowcy zawsze mówili o tym, że studenci bardzo często nie uczą się wcześniej, mają jakiś ważny egzamin i zaczynają się uczyć dzień przed. Właśnie tutaj działa ta zasada, bo jeśli uczę się dzień przed i uda mi się zaliczyć, to super, bo pomimo tego, że uczyłem się tak późno, to i tak zdałem, ‘jestem taki mega zarąbisty’, ale jeśli nam nie wyjdzie, to nie dlatego, że jestem nie ogarem, tylko dlatego, że za późno zacząłem się uczyć. Czyli wtedy zewnętrzne okoliczności mają na to wpływ, a nie wewnętrzne, czyli nie to, że ze mną jest coś nie tak. Pamiętajcie o tym następnym razem, kiedy postanowicie nie zrealizować jakiegoś ważnego zadania, czy odłożyć je na później.  

Bardzo wiele badań pokazuje jeszcze jeden element, który występuje na bardzo wielu stanowiskach i jest związany z marnowaniem czasu, to są spotkania. Nie potrzebne, przedłużające się spotkania. I też wiem, że nie do końca mamy wpływ na wszystkie spotkania, w których bierzemy udział, ale naprawdę, zapraszając kogokolwiek, planując jakieś spotkanie czy decydując się, żeby uczestniczyć w jakimś spotkaniu, zastanówmy się, czy naprawdę tam musimy być? Czy nie może pójść jedna osoba i zrelacjonować reszcie później co się tam działo? Czy musi iść na przykład cały zespół? Czy w ogóle musimy iść? Tutaj też warto zwrócić uwagę, że po prostu za dużo czasu bezproduktywnie spędzamy na spotkaniach. Mam nadzieję, że ten czas teraz, który większość z nas spędziła na Home Office, pomoże nam na nowo trochę spojrzeć na nasz czas pracy. Nawet to, że musieliśmy się zdzwaniać na telekonferencję, mam nadzieję, że trochę nas nauczy większego szacunku do naszego czasu i ograniczenia tych bezproduktywnych spotkań.  

Tak jak wspomniałam, żeby być produktywnym, nie jest ważne tylko to, jak my zaplanujemy nasz czas, ale też to, czy jesteśmy w stanie wyłapać, w których momentach jakieś zadanie jest naprawdę dla nas ważne. Nie jechać na auto pilocie i realizować wszystkie zadania, które do nas wpadają, ale rzeczywiście wybierać te, które są najistotniejsze i na nich się skupić. Żeby to robić potrzebujemy być bardziej uważni. I tutaj bardzo dużo osób, między innymi właśnie autor książki „Projekt Produktywność”, ale też dużo tak zwanych osób sukcesu mówi o tym, jak ważne jest, aby się nauczyć tej uważności i takiego zwolnienia tempa, jak ważna jest medytacja. Nawet badania pokazują, że nawet 5-10 minut dziennie medytowania pomaga, jest w ogóle cała masa badań, które pokazują jak dobroczynny wpływ ma medytacja. W kontekście produktywności medytacja pozwala zwolnić tempo na tyle, żeby pracować uważnie, a nie na auto pilocie, czyli nie realizować wszystkiego, co nam wpada, tylko naprawdę podejść do tego, przemyśleć co my powinniśmy zrealizować.  

Jedno to jest medytacja, drugie to jest tak zwana uważność, czyli mindfulness, który mówi o tym, żeby skupiać się na byciu tu i teraz. Związane to jest z realizacją jednej rzeczy, bo nasze mózgi obecnie nie są do tego przyzwyczajone. Jesteśmy bombardowani z każdej strony, jesteśmy przyzwyczajeni do tego, że robimy kilka rzeczy jednocześnie i rzadko się zdarza, że jesteśmy w pełni w jednym miejscu. Fizycznie możemy być, tak jak ja teraz w pokoju mojego domu, ale myślami mogę być już w następnym dniu albo gdziekolwiek indziej. Naprawdę musimy na nowo uczyć się tego co dzieci mają naturalnie wrodzone, czyli nauczyć się tego, żeby być tu i teraz, a to pomoże nam bardziej mądrze, bardziej inteligentniej pracować. I to, w jaki sposób ja na przykład dbam o to, żeby jednak być bardziej uważną i ograniczać te takie rozpraszacze i rozkojarzenie, to jest chociażby to, że wyłączyłam wszystkie powiadomienia w telefonie. To znaczy, nie mam tak, że jak ktoś do mnie pisze na przykład na WhatsApp czy gdziekolwiek to mi się to nie wyświetla, nie mam powiadomień, ale muszę włączyć telefon, żeby zobaczyć, że ktoś do mnie pisał. Robię to kilka razy dziennie, ale też dbam, żeby nie przesadzić, bo jeśli mam telefon koło siebie, to mam tendencję do tego, żeby co chwila sprawdzać. Dlatego dbam o to, żeby telefon odkładać daleko i sprawdzać go tylko kilka razy dziennie. Tak samo na przykład na spacery staram się wychodzić bez telefonu, czy na przykład jak wyjeżdżam na wakacje – to też jest bardzo ciekawe. Na wakacjach staram się jak najmniej korzystać z telefonu. Efekt jest często taki, że mam bardzo mało zdjęć, ale OK, coś za coś. Zazwyczaj mój mąż robi zdjęcia, więc chociaż tyle. Daje mi to większy spokój, naprawdę. Już pomijam fakt, że kiedyś jak jeździłam na wakacje miałam włączoną skrzynkę służbową, telefon służbowy, odbierałam i odpisywałam i tak dalej. Po kilku latach po prostu zaczęłam wyłączać. Było tak, że jeździłam z telefonem wyłączonym po prostu, ale do tego stopnia, że na przykład w trakcie wakacji starałam się nie wchodzić na wszystkie social media, bo chce się zupełnie wyłączyć. I powiem wam, że to daje taki spokój, którego naprawdę się nie spodziewałam. 

Ostatnią rzeczą, o której chciałam powiedzieć, o której wspomina autor książki „Projekt Produktywność” – jest dzień przeglądu technicznego. Jest to dzień na różne administracyjne rzeczy. Na takie, które swobodnie możemy przenieść i realizować raz w tygodniu. Może mamy na przykład jakieś delegację do rozliczenia, jakieś wnioski do zaakceptowania czy różne raporty, przeróżne rzeczy. Wszystko, co nie wymaga od nas realizacji bardzo szybko, zbierzmy na jeden dzień i zaplanujmy sobie kilka godzin na realizację tylko tych rzeczy. Dzień przeglądu technicznego to jest też czas na to, żeby zobaczyć, co udało nam się zrealizować w zeszłym tygodniu. Czy to, co sobie założyliśmy rzeczywiście zrealizowaliśmy. Taki czas, żeby na spokojnie z lotu ptaka spojrzeć na nasz dzień i zobaczyć. I właśnie tego lotu ptaka nam wszystkim życzę, żeby na spokojnie podejść do tych naszych zadań, żeby troszeczkę tak sobie spisać i spróbować jako taki obserwator sprawdzić te wszystkie zadania. I najważniejsza chyba wskazówka, jeśli chodzi o produktywność, jaką mogę wam dać, to zastosowanie metody małych kroków, bo jeśli będziecie chcieli wdrożyć wszystko, o czym dzisiaj powiedziałam jednocześnie, to na pewno tego nie zrobicie. Tak niestety jest, jak się rzucamy na coś, to szybko możemy uznać, że tego jest za wiele i po prostu zrezygnujemy. Tak jak z metodą ‘zjedz słonia’, proponuję podejść do wdrażania poprawy produktywności w naszym życiu kierując się zasadą małych kroków. Wyznaczcie sobie jedno zadanie, malutkie na następny tydzień i zacznijcie go realizować. Potem następne i następne i następne. Oczywiście nie rezygnując z tych pierwszych, tylko dokładając kolejne. W taki sposób będziecie budować taki nawyk, który zmieni wasz sposób zarządzania sobą, tak zwanym ‘sobą’ w czasie czy zarządzania po prostu swoją energią, czasem i uwagą, czyli tymi trzema aspektami, o których mówiłam w kontekście produktywności. I tego wam życzę, uważnej pracy. Tak jak wspomniałam, mam nadzieję, że następnym razem będziemy się chwalić tym, jak bardzo jesteśmy produktywni i jak dzięki temu mniej pracujemy.  

Dziękuję wam bardzo, życzę wam wszystkiego dobrego. Słyszymy się za 2 tygodnie. Maria Gembarzewska-Truong. Podcast „Zawód Człowiek”.